A plataforma owl Academic é aberta e adaptável às necessidades específicas das instituições e à sua imagem gráfica, sendo constituída por uma zona de acesso público, uma zona privada e por uma zona de backoffice:

• A zona pública suporta a página Web institucional e destina-se às informações, notícias e conteúdos de carácter genérico, a disponibilizar dentro e fora das instituições através da Internet.
• A zona privada é acessível mediante autenticação dos utilizadores e destina-se ao suporte das actividades pedagógicas em que seja necessário controlar o acesso em função da identidade dos intervenientes (ex. inscrições nas turmas).
• A zona de backoffice destina-se à gestão de conteúdos (ex. inserção e actualização de materiais) e à configuração do sistema (ex. criação de novos graus ou cursos).

A plataforma owl Academic permite a adaptação automática e individualizada dos conteúdos em função do perfil da pessoa que estiver a aceder. Os alunos podem aceder aos materiais pedagógicos em qualquer ponto da Escola ou de suas casas, através da Internet, mediante identificação e autenticação. Os docentes podem aceder remotamente, de forma segura, com uma interface simples (mesmo para utilizadores sem grande experiência), para inserir e actualizar os conteúdos pedagógicos das suas disciplinas e informação relativa às suas actividades em geral. Os funcionários com funções de gestão académica dispõem também de interfaces específicas de suporte às suas funções.

Ao aceder ao owl Academic mediante login individual por utilizador e password em modo seguro, cada utilizador terá acesso, para além de informação de ordem geral, a uma página Web personalizada contendo o acesso directo para as actividades em que está envolvido (actividades docentes, discentes, de gestão e de investigação), os horários, os avisos que lhe dizem respeito, a sua página pessoal, etc.

Os docentes podem aceder remotamente ao owl Academic, de forma segura, com uma interface simples (mesmo para utilizadores sem grande experiência), para:

• Inserir e actualizar os conteúdos educativos das suas disciplinas.
• Inserir informação relativa as suas actividades em geral.

Ao acederem ao owl Academic (e para além de informação de ordem geral relacionada com a instituição), os docentes terão acesso a uma página personalizada focada nos aspectos relacionados com as suas actividades (cursos e disciplinas leccionados, horários, avisos, informação da página pessoal, etc.).

Os alunos podem aceder aos materiais em qualquer ponto da Escola, de suas casas, através da Internet, mediante identificação e autenticação.

Quando acede ao owl Academic (e para além de informação de ordem geral), cada aluno terá acesso a:

• Uma página personalizada contendo as disciplinas em que está inscrito.
• Os horários.
• Os avisos que lhe dizem respeito.
• A sua informação da página pessoal.

A plataforma owl Academic permite ainda atribuir aos utilizadores privilégios de administração do sistema. Estes privilégios especiais variam consoante os cargos ocupados na Instituição, e permitem aos utilizadores realizar as mais diversas tarefas de administração do sistema, tais como:

• Configurações do owl Academic (configurações de funções desempenhadas, categorias profissionais, regimes de exclusividade, períodos escolares, mensagens de email, tipos de espaços, mapas de horários, mapas de exames e configuração de horários).
• Criação de dossiers pedagógicos.
• Distribuição de Serviço Docente.
• Gestão de antigos alunos e Abertura de contas para Antigos alunos.
• Gestão de Avaliações.
• Consulta de Avaliações pela secretaria.
• Gestão de calendário escolar.
• Gestão de cursos.
• Gestão de espaços.
• Gestão de Inquéritos Pedagógicos.
• Gestão de pessoas.
• Inscrições Turmas - Backoffice.
• Inserção de horários.
• Moderação de Eventos e Notícias.
• Páginas genéricas.
• Unidades.

Cada privilégio especial poderá ser atribuído a um ou mais grupos de utilizadores.